Vadovas turi užtikrinti, kad, keičiantis apskaitą tvarkančiam asmeniui arba pačiam vadovui, įmonės ar įstaigos dokumentai būtų laiku perduoti kitam apskaitą tvarkančiam asmeniui arba subjekto vadovui. Dokumentų perdavimas gali užtikrinti ir kitų subjektui taikytinų teisinių reikalavimų vykdymą. Pavyzdžiui, juridinio asmens bankroto proceso vykdymo metu, kai iškėlus bankroto bylą, įgaliojimų netekę juridinio asmens valdymo organai, o kai bankroto byla iškelta ūkiniai bendrijai, – jos tikrieji nariai, per teismo nustatytą terminą privalo perduoti paskirtam nemokumo administratoriui visus juridinio asmens dokumentus.

Perduodami Dokumentai turi užtikrinti galimybę nemokumo administratoriui patikrinti per ne trumpesnį kaip 3 metų laikotarpį iki bankroto bylos iškėlimo sudarytų sandorių, ilgalaikio turto pirkimo, pardavimo, nurašymo ir kitą apskaitos informaciją. Keičiantis vadovui, turi laiku būti perduota: Didžioji knyga (DK), DK sąskaitų likučius detalizuojančios ataskaitos; grynųjų pinigų apskaitos registras, jeigu subjektas atlieka grynųjų pinigų operacijas, visi kiti įmonės nustatyta tvarka sudaromi apskaitos registrai, jų skaičius, sudarymo būdas ir forma. 

Reklama (banerį galite išjungti užsiregistravę)

Keičiantis apskaitą tvarkančiam asmeniui arba vadovui, dokumentų perdavimo terminas turėtų būti numatytas subjekto nusistatytoje tvarkoje, o jei apskaitą tvarkantis asmuo yra apskaitą tvarkantis asmuo pagal sutartį, paslaugų teikimo sutartyje. Jei Dokumentų perdavimo terminas nenumatytas subjekto vidaus tvarkoje ar paslaugų teikimo sutartyje, terminas dėl dokumentų perdavimo galėtų būti nustatomas atskiru raštišku susitarimu tarp perduodančio ir priimančio dokumentus subjekto. Pasirinkus apskaitą tvarkantį asmenį pagal sutartį, rekomenduojama dokumentų perdavimą atlikti periodiškai abipusiu susitarimu nustatytu terminu (pvz.: perduoti dokumentus per 60 darbo dienų nuo finansinių ataskaitų rinkinio už ataskaitinį laikotarpį pateikimo registrų tvarkytojui dienos), net ir nesikeičiant apskaitą tvarkančiam asmeniui arba subjekto vadovui. Pasirinkus apskaitą tvarkantį asmenį pagal sutartį, jei nesusitarta dėl periodiško dokumentų perdavimo, rekomenduojama dokumentus perduoti ne rečiau kaip kas trejus metus. 

Dokumentų perdavimo būdą, formą, laikmeną ir autentiškumo užtikrinimą nusistato abipusio šalių susitarimo sąlygas bei esamas technines galimybes. Atsižvelgiant į įmonės teisinę formą, subjekto dydį, veiklos pobūdį, apskaitą tvarkantį asmenį (pvz.: apskaitą tvarkantis asmuo pagal sutartį.), perduodant – priimant dokumentus, reikėtų įvertinti, kokius dokumentus subjektas turi ir kokius galėtų turėti, ir ar juos perduoda.  Jei apskaitą tvarkantis asmuo vykdė ribotos apimties apskaitos paslaugas (pvz.: tik personalo ir darbo užmokesčio apskaitą), jo perduodamus dokumentus gali sudaryti tik tam tikra dalis dokumentų (pvz.: šiuo atveju personalo ir darbo užmokesčio apskaitos dokumentai).

Perduodamų Dokumentų apimtis ir jų rūšis turėtų būti įvertinama atsižvelgiant, ar keičiasi subjekto vadovas, ar subjekto apskaitą tvarkantis asmuo, kuriuo gali būti apskaitos paslaugas teikiantis subjektas arba subjekto darbuotojas, ir kokius dokumentus reikia perduoti. Informacija apie perduodamus dokumentus nurodoma dokumentų perdavimo akte. Apskaitą tvarkantis asmuo, perduodamas dokumentus už laikotarpį, už kurį jis buvo atsakingas, turi perduoti ir dokumentus, priimtus už ankstesnius laikotarpius, jei jie buvo priimti. Keičiantis apskaitą tvarkančiam asmeniui, kuris yra apskaitą tvarkantis asmuo pagal sutartį, dokumentų perdavimas turėtų būti vykdomas tarp apskaitą tvarkiusio subjekto ir subjekto, kurio apskaita buvo tvarkoma.