Kategorija
Paieška
Tipai/Kategorijos
    • ›

    Išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentai

    UABFiziniai asmenysEkspertų skiltis
    Agnė Vilkišienė Agnė Vilkišienė

    Bendrosios rekomendacijos dėl išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų:

    • Projekto vykdytojas kredito įstaigoje turi turėti atskirą sąskaitą projektui skiriamo finansavimo lėšoms tvarkyti tuo atveju, jeigu numatoma už projektą išmokėti avansą ir (ar) taikyti sąskaitų apmokėjimo būdą. Kai projekto vykdytojas yra biudžetinė įstaiga, ji gali atskiroje kredito įstaigos sąskaitoje laikyti daugiau nei vienam iš ES struktūrinių fondų lėšų finansuojamam projektui skiriamas lėšas, užtikrindama atskirų projektų lėšų apskaitos atskyrimą.
    • Su projektu susijusios operacijos yra laikomos projekto vykdytojo bendros buhalterinės apskaitos sudėtine dalimi. Su projektu susijusių buhalterinių operacijų įrašai turi būti lengvai atskiriami nuo kitų, įprastinių, projekto vykdytojo operacijų arba su kitais projekto vykdytojo vykdomais projektais susijusių operacijų. Projekto operacijų apskaitai tvarkyti rekomenduojama naudoti atskiras sąskaitų plano subsąskaitas arba kitus atskyrimo būdus, pavyzdžiui, kodavimą. Šiame punkte nurodyti reikalavimai netaikomi išlaidoms, kurios apmokamos supaprastintai.
    • Su projektu susijusių išlaidų ar pinigų judėjimo apskaitai tvarkyti rekomenduojama naudoti dvejybinį įrašą. Projektų vykdytojai, kurie pagal Lietuvos Respublikos įstatymus dvejybinio įrašo naudoti neprivalo, gali apskaitą tvarkyti įprasta tvarka.
    • Jeigu projekto išlaidoms ar jų daliai taikomas supaprastintas išlaidų apmokėjimas, projekto vykdytojas šių išlaidų buhalterinę apskaitą tvarko vadovaudamasis ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktais, tačiau mokėjimo prašymuose nurodomą tinkamų finansuoti išlaidų sumą apskaičiuoja pagal projekto sutartyje nustatytus supaprastintai apmokamų išlaidų (įkainių, sumų, normų) dydžius. Projekto vykdytojas neturi atskirti tokių išlaidų apskaitos nuo kitų, įprastinių, savo operacijų.
    • Įgyvendinančiosioms institucijoms pateikiamos projekto tinkamų finansuoti išlaidų patvirtinimo dokumentų kopijos neprivalo būti tvirtinamos. Projekto vykdytojas ar partneris neturi pasirašyti paslaugų teikėjo, prekių tiekėjo ar rangovo sąskaitų, kurių kopijos teikiamos įgyvendinančiajai institucijai, tačiau turi jas patikrinti.
    • Jeigu kaip išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentai pateikiami sąskaitos banke išrašai iš elektroninės bankininkystės sistemos, jie privalo turėti visus privalomus rekvizitus, nurodytus Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 13 straipsnio 1 dalyje.
    • Jeigu kaip išlaidų patvirtinimo dokumentai teikiamos projekto vykdytojo ar partnerio parengtos (užpildytos) pažymos, jos turi būti pasirašytos projekto vykdytojo ar partnerio, o kai projekto vykdytojas ar partneris yra organizacija (įmonė, įstaiga) – jos vadovo arba jo įgalioto asmens. Pažymose užtenka nurodyti išlaidų patvirtinimo dokumentų numerius ir datą (jeigu taikoma), o pačių dokumentų pateikti nereikia, jeigu atsakingos institucijos nenustato kitaip.

    Reklama (banerį galite išjungti užsiregistravę)

    Reklama (banerį galite išjungti užsiregistravę)

    Rekomenduojami projekto išlaidų pagrindimo dokumentai (nebaigtinis sąrašas)

    Išlaidų tipas Rekomenduojami projekto išlaidų pagrindimo dokumentai
    Žemė
    • žemės rinkos vertės nustatymo ataskaita (perkamos žemės);
    • turto rinkos vertės nustatymo ataskaita (perkant žemę su nugriauti skirtais statiniais);
    • pirkimo ir pirkimo procedūrų dokumentai;
    • žemės pirkimo–pardavimo sutartis arba žemės nuomos ar finansinės nuomos (lizingo) sutartis;
    • žemės sklypo teisinės registracijos pažyma;
    • sąskaitos faktūros ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai.
    Nekilnojamasis turtas
    • turto rinkos vertės nustatymo ataskaita;
    • pirkimo ir pirkimo procedūrų dokumentai;
    • nekilnojamojo turto pirkimo–pardavimo sutartis arba nekilnojamojo turto nuomos ar finansinės nuomos (lizingo) sutartis;
    • nekilnojamojo turto teisinės registracijos pažyma;
    • turto atidavimo eksploatuoti aktas;
    • nekilnojamojo turto draudimo dokumentai;
    • sąskaitos faktūros ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai.
    Darbai
    • pirkimo ir pirkimo procedūrų dokumentai;
    • sutartys su rangovais;
    • rangos darbų ir prekių perdavimo–priėmimo aktai;
    • techninės priežiūros ataskaitos;
    • statybos užbaigimo komisijos statybos užbaigimo aktas (jeigu reikalaujama Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatyta tvarka) ar deklaracija apie statybos užbaigimą;
    • pastato (kito statinio) teisinės registracijos pažyma;
    • sukurto turto draudimo dokumentai;
    • sąskaitos faktūros ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai.
    Prekės
    • pirkimo ir pirkimo procedūrų dokumentai;
    • sutartys su tiekėjais;
    • nuomos ar finansinės nuomos (lizingo) sutartys;
    • prekių perdavimo–priėmimo aktai;
    • patentai, licencijos, sertifikatai, nuosavybės teisės įrodymo dokumentai;
    • įsigyto turto draudimo nuo visų rizikų dokumentai;
    • nurašymo aktai (nurašant trumpalaikį turtą);
    • sąskaitos faktūros ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai.
    Paslaugos
    • pirkimo ir pirkimo procedūrų dokumentai;
    • sutartys su paslaugų teikėjais (įskaitant autorines sutartis, paslaugų (civilines) sutartis su mažųjų bendrijų vadovais);
    • paslaugų ar autorinių kūrinių perdavimo–priėmimo aktai ar kiti dokumentai, jei sutartyje nurodyta kita perdavimo–priėmimo forma;
    • sąskaitos faktūros ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai;
    • draudimo įmonių suteiktų garantijų, laidavimo raštų arba laidavimo draudimo paslaugų, kurios numatytos pagal sutarčių su paslaugų teikėjais sąlygas, išlaidoms pagrįsti: finansų įstaigų ar draudimo įmonių išduodami garantijų raštai, laidavimo raštai ar draudimo polisai (turi būti teikiami ir faktinio apmokėjimo patvirtinimo dokumentai).
    • tarpiniai (pavyzdžiui, įvadinė ir tarpinės ataskaitos, jei jų apmokėjimas numatytas sutartyje su paslaugų teikėju) ir galutiniai produktai, jų elektroninės versijos, jeigu jų paprašo įgyvendinančioji institucija;
    • produkto kokybės patvirtinimo dokumentai;
    • kiti projekto veiklų įvykdymo pagrindimo dokumentai, jeigu taikoma (pavyzdžiui, mokymų (renginių) išlaidoms pagrįsti: mokymų grafikas, mokymų (renginio) dalyvių sąrašas su parašais kiekvieną renginio dieną, dalyvių mokymų lankomumo suvestinė, pažymėjimų suvestinė, baigimo pažymėjimo pavyzdys, mokymų dalijamoji medžiaga, mokymų darbotvarkė, nedalyvavimo mokymuose pateisinimo dokumentai, projekto vykdymo pažyma, kurioje detalizuojamos renginių organizavimo išlaidos).
    Darbo užmokestis
    • dokumentai, kuriuose nustatomos asmenų darbo funkcijos ir darbo užmokestis, pavyzdžiui, darbo sutartys arba jų išrašai, projekto vykdytojo ar partnerio vadovo įsakymas ar potvarkis dėl darbuotojų paskyrimo dirbti įgyvendinant projektą (jei taikoma organizacijoje, kuriame turėtų būti nurodytos darbuotojo pareigos įgyvendinant projektą, projekto numeris ir (arba) pavadinimas, darbo įgyvendinant projektą laikas ir trukmė, darbo užmokestis arba jo apskaičiavimo tvarka, įsakymai dėl priedų ar priemokų skyrimo);
    • dėl individualių įmonių savininkų, mažųjų bendrijų narių ir ūkinių bendrijų tikrųjų narių: dokumentai, kuriais įrodoma, kad asmuo yra individualios įmonės savininkas, mažosios bendrijos narys ar ūkinės bendrijos tikrasis narys, sutartys arba jų išrašai ir įrodymo dokumentai apie Valstybinei mokesčių inspekcijai deklaruotas ir faktiškai paimtas lėšas, kurios laikomos su darbo santykiais ar jų esmę atitinkančiais santykiais susijusiomis pajamomis, paslaugų (civilinės) sutartys su mažųjų bendrijų vadovais ir kiti šių paslaugų išlaidų pagrindimo dokumentai (tuo atveju, kai vadovaujantis Rekomendacijų 142 punkto nuostatomis išlaidos pagal paslaugų (civilines) sutartis su projektą vykdančių mažųjų bendrijų vadovais pareiškėjo nuožiūra priskiriamos darbo užmokesčio išlaidoms);
    • dokumentiniai įrodymai apie asmenų įgyvendinant projektą išdirbtą darbo laiką (pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ar laikaraščiai);
    • suvestinė pažyma dėl darbo užmokesčio apskaičiavimo ir išmokėjimo;
    • dokumentai, kuriais pagrindžiamas darbuotojo darbo funkcijų atlikimas: pareigybių aprašymai, kuriuose nurodytas darbas įgyvendinant projektą (kai pirmą kartą deklaruojamas asmens darbo užmokestis), arba projektą vykdančių asmenų pažymos dėl atliktų darbų pagal darbo sutartis;
    • kai deklaruojamos darbo užmokesčio išlaidos, skirtos sumokėti už galutinių produktų sukūrimą, – galutiniai produktai, jų elektroninės versijos, gali būti prašomi kokybės patvirtinimo dokumentai (pagal nustatytą organizacijos vidaus tvarką parengti arba išorinių institucijų (ekspertų) pateikti dokumentai).
    Kelionės ir komandiruotės
    • projekto vykdytojo ar partnerio vadovo įsakymas ar potvarkis dėl darbuotojų komandiruočių, kuriame turėtų būti nurodytas komandiruojamas asmuo, komandiruotės tikslas, trukmė, vieta, numatomos apmokėti išlaidos;
    • komandiruočių išlaidų suvestinė pažyma;
    • komandiruočių į užsienį: kelionės rezultato pagrindimo dokumentas – kelionės ataskaita (asmeninė arba bendra visai grupei), seminaro išklausymo pažymėjimas (pažymėjimo pavyzdys) ir (arba) pažymėjimų suvestinė, seminaro (renginio) programa, dalyvio pažymėjimas ar kt., priklausomai nuo kelionės tikslo;
    • pirkimo ir pirkimo procedūrų dokumentai;
    • vykstančiųjų į užsienį kelionės draudimo dokumentai, vizos;
    • avanso apyskaitos arba lygiaverčiai įrodomieji dokumentai;
    • sąskaitos faktūros ar lygiaverčiai įrodomieji dokumentai; bei papildomai: keliaujant viešuoju transportu, kelionės bilietai (elektroniniai kelionės bilietai); keliaujant automobiliu, tai automobilio nuomos (panaudos) sutartis; projekto vykdytojo ar partnerio vadovo įsakymas ar potvarkis dėl degalų sunaudojimo normų patvirtinimo; automobilio kelionės lapai arba kiti lygiaverčiai įrodomieji dokumentai.
    Nusidėvėjimas (amortizacija)
    • pažyma dėl įgyvendinant projektą naudojamo ilgalaikio turto nusidėvėjimo (amortizacijos) sąnaudų apskaičiavimo;
    • pirmą kartą prašant pripažinti išlaidas tinkamomis finansuoti: o projekto vykdytojo ar partnerio pažyma, kurioje nurodoma, iš kokių lėšų buvo įsigytas nudėvimas turtas, ir įsigijimo (pasigaminimo) savikaina, kuria turtas buvo užregistruotas projekto vykdytojo ar partnerio apskaitoje (arba turto įsigijimo dokumentai); o turto atidavimo eksploatuoti aktas; o projekto vykdytojo ar partnerio vadovo įsakymas dėl ilgalaikio turto priskyrimo projektui;
    • projekto vykdytojo ar partnerio vadovo įsakymas dėl ilgalaikio turto nusidėvėjimo skaičiavimo metodikos, turto priskyrimo ilgalaikiam turtui.
    Išmokos projekto veiklose dalyvaujantiems asmenis
    • suvestinės pažymos ir (ar) kiti įgyvendinančiosios institucijos reikalaujami dokumentai, atsižvelgiant į išmokos pobūdį.
    Susiję straipsniai
    Susiję ištekliai