Gyventojai, įsigiję verslo liudijimus, jų galiojimo laikotarpiu privalo pildyti Žurnalą, kuriame nurodoma dienos pajamų suma, gauta iš veiklos, kuria verčiamasi turint verslo liudijimą, taip pat per mėnesį patirtų prekių įsigijimo ir kitų išlaidų, susijusių su šia veikla, suma.

Gyventojai, įsigiję kelių veiklos rūšių verslo liudijimus, šių veiklos rūšių pajamas ir išlaidas įtraukia į atskirus žurnalus.

Jeigu šioms veiklos rūšims yra įsigiję prekių, medžiagų bei žaliavų pagal vieną įsigijimo dokumentą, tai tų prekių, medžiagų bei žaliavų įsigijimo išlaidas tarp atskirų veiklos rūšių paskirsto patys gyventojai ir įrašo į atitinkamus žurnalus. Jeigu gyventojas buvo įsigijęs kurios nors veiklos verslo liudijimą, vėliau kurį laiką veiklos nevykdė, tačiau tam laikui praėjus vėl įsigijo tos pačios veiklos verslo liudijimą, tai jis gali toliau pildyti jau pradėtą pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalą.

Kvitai

Individualią veiklą vykdantys gyventojai (tiek įsigiję verslo liudijimus, tiek įregistravę individualią veiklą (pagal pažymą) savo veikloje privalo naudoti kasos aparatus, jeigu vykdo prekybą (įskaitant prekybą savo pagamintais maisto produktais) patalpose, kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, autoparduotuvėse, t. y. ne lauko sąlygomis. Verslo liudijimus įsigiję gyventojai, parduodami (pirkdami) prekes bei suteikdami paslaugas, privalo naudoti Kvitus. Teikiami Kvitai gali būti popieriniai arba elektroniniai.

Elektroninis kvitas – tai FAĮ nustatytus reikalavimus atitinkantis elektroninis apskaitos dokumentas, suprantamas kaip apskaitos dokumentas, parengtas, perduotas ir gautas tokiu elektroniniu formatu, kuris sudaro galimybę jį apdoroti automatiniu ir elektroniniu būdu. Elektroninis kvitas, atitinkantis FAĮ nustatytus reikalavimus, gali būti teikiamas, kai yra išankstinis pirkėjo sutikimas.

Gyventojai, įsigiję verslo liudijimus ir veiklos pajamoms apskaityti naudojantys kasos aparatus, Kvitus išrašo Kasos aparatų ir tiesioginio ryšio kompiuterių tinklo terminalų naudojimo taisyklių, patvirtintų Valstybinės mokesčių prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viršininko įsakymu Nr. V-255 „Dėl Kasos aparatų ir tiesioginio ryšio kompiuterių tinklo terminalų naudojimo taisyklių ir Sprendimo išregistruoti kasos aparatą FR1156 formos patvirtinimo“, nustatytais atvejais.

Kiti dokumentai, pagrindžiantys prekių įsigyjimą

Nuo 2019-11-30 prekybos ir gamybos verslo liudijimus įsigiję gyventojai, kurie buhalterinę apskaitą tvarko naudodamiesi virtualiu buhalteriu i.APS ir kai jame saugo prekių, medžiagų arba žaliavų įsigijimo dokumentus arba skaitmenines jų kopijas, prekybos ir / ar gamybos vietoje neprivalo turėti prekių, medžiagų arba žaliavų įsigijimo dokumentų. Kai prekių medžiagų ar žaliavų įsigijimo dokumentai yra elektroniniai, tai verslo liudijimus įsigiję gyventojai privalo užtikrinti VMI ir kitoms kontrolės institucijoms visišką prieigą prie šių dokumentų elektroninėmis priemonėmis, juos skaityti ar kitaip naudoti.

Prekybos verslo liudijimus įsigiję gyventojai prekybos vietoje, o įsigiję gamybos verslo liudijimus − gamybos vietoje privalo turėti pasą ar asmens tapatybės kortelę, ar kitą asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą bei tokius prekių, medžiagų arba žaliavų įsigijimo dokumentus:

• sąskaita faktūra;
• PVM sąskaita faktūra;
• prekių (paslaugų) pirkimo − pardavimo kvitas;
• dokumentas, kuriuo įformintas prekių, medžiagų arba žaliavų tiekimas ir iš kurio galima nustatyti ūkinės operacijos turinį;
• importo deklaracija ir kt.

Nuo 2019 m. pasirinkus buhalterinę apskaitą tvarkyti VMI valdomos Išmaniosios mokesčių administravimo informacinės sistemos (i.MAS) Nuotolinių apskaitos paslaugų smulkiajam verslui posistemiu (i.APS), veiklos vykdymo vietoje nereikia turėti popierinių prekių ir / ar medžiagų įsigijimo dokumentų, kai prekių, medžiagų arba žaliavų įsigijimo dokumentai arba jų skaitmeninės kopijos saugomi i.APS. Tuo atveju, kai gamybos verslo liudijimus įsigiję gyventojai gamina gaminius iš jų pačių surinktų medžiagų, neturi būti reikalaujama šių medžiagų įsigijimo dokumentų. Prekių, medžiagų arba žaliavų įsigijimą patvirtinantys dokumentai turi turėti juridinę galią, t. y. juose turi būti nurodyti visi reikalingi rekvizitai.

Avanso apskaita

Tuo atveju, kai gyventojas avanso gavimo metu neturi įsigyto verslo liudijimo:

• Gyventojas, gaudamas avansą, neišrašo jokio dokumento. Avanso mokėjimas turėtų būti aptartas sutartyje. Prekių (paslaugų) pirkimo – pardavimo kvitas išrašomas tik tada, kai gyventojas jau turi įsigijęs verslo liudijimą, o įmonė sumoka antrąją sumos dalį. Prekių (paslaugų) pirkimo – pardavimo kvitas išrašomas pinigų gavimo momentu.

• Juridinis asmuo, išmokėdamas avanso išmokas, kaip nuo išmokų priskiriamų A klasės pajamoms, privalo išskaičiuoti ir sumokėti 15 proc. pajamų mokestį. Išmokėtą avansą įmonė deklaruoja Mėnesinės pajamų mokesčio deklaracijos formoje GPM313 (iki 2017-21-31 - FR0572) formoje. Įmonė, išmokėjusi likusią sumos dalį (kai jau gyventojas turi verslo liudijimą), šią išmoką deklaruoja Metinės gyventojams išmokėtų išmokų, priskiriamų A ir B klasės pajamoms, deklaracijos formoje GPM312 (iki 2017-12-31 - FR0471) formoje. Visa pajamų suma (avansas + antra dalis) laikoma gyventojo pajamomis, gautomis pagal verslo liudijimą.

• Gyventojas visą gautą sumą deklaruoja metinės pajamų deklaracijos GPM311C priede, kaip pajamas, gautas pagal verslo liudijimą, nurodydamas nuo avanso išskaičiuotą pajamų mokestį (iki 2018-12-31 metinės pajamų deklaracijos GPM308V priede, kaip pajamas, gautas pagal verslo liudijimą, V11 laukelyje nurodydamas nuo avanso išskaičiuotą pajamų mokestį).

• Gautas avansas pajamų ir išlaidų apskaitos žurnale nerodomas. Žurnale parodoma visa gauta suma, kai yra gaunama antroji sumos dalis.